Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Żarach : Sposób przyjmowania i załatwiania spraw

Zgodnie z art. 6 ust.1 punkt 3 lit. d ustawy z dnia 6 września 2001r o dostępie do informacji publicznej (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 902), udostępnieniu podlega, informacja o sposobach przyjmowania i załatwiania spraw przez Powiatowego Lekarza Weterynarii w Żarach z/s w Lubsku działającego przy pomocy Powiatowego Inspektoratu Weterynarii w Żarach z/s w Lubsku.

1. Pod pojęciem sposób przyjmowania spraw; należy rozumieć procedury uzyskiwania oraz rejestrowania korespondencji, w tym także wniosków (bez względu na formę ich przekazania).
2.  Czynności kancelaryjne w Powiatowym Inspektoracie Weterynarii w Żarach z/s w Lubsku wykonuje Sekretariat Powiatowego Lekarza Weterynarii.
3. Przyjmując przesyłki przekazane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, Sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania, zaś stwierdzając uszkodzenia, sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu bądź na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika poczty spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
4. Na żądanie osoby składającej osobiście pismo Sekretariat potwierdza otrzymanie tego pisma.
5. Otrzymywaną korespondencję Sekretariat wpisuje do rejestrów poczty przychodzącej i przekazuje Powiatowemu Lekarzowi Weterynarii lub jego Zastępcy celem wydania stosownych dyspozycji co do sposobu załatwienia sprawy.
6. Zwróconą korespondencję Sekretariat rozdziela zgodnie z dyspozycją przekazując ją, za potwierdzeniem odbioru, określonym zespołom, stanowiskom pracy bądź pracownikom, celem załatwienia.
7. Sprawy załatwia się według kolejności ich wpływu i stopnia pilności, stosując formę odręczną (niewymagające odpowiedzi albo przekazane do wiadomości), pisemną lub inną (na formularzach, drukach itp.).
8. Sekretariat jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego.
9. Po załatwieniu sprawy korespondencja jest przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego: przesyłką listową (np.: listem zwykłym, poleconym, priorytetem lub za potwierdzeniem odbioru), faksem lub pocztą elektroniczną
10. Sekretariat sprawdza czy pisma przeznaczone do wysyłki są podpisane, zawierają wyspecyfikowane załączniki i są opatrzone stosownymi pieczątkami lub pieczęcią urzędową (jeżeli tego wymagają przepisy). Rejestruje je w rejestrach poczty wychodzącej (listy zwykłe, polecone, za potwierdzeniem odbioru, faksy, e-maile itp.) i dokonuje wysyłki zgodnie z dyspozycją osób załatwiających sprawy.
11. Powiatowy Lekarz Weterynarii (PLW) działający przy pomocy Powiatowego Inspektoratu Weterynarii przyjmuje także sprawy do załatwienia w trybie określonym w ustawie z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (zwanej dalej „Kpa”, t. j. Dz. U. z 2024 r. poz 572).
12. Zgodnie z art. 19 i 20 Kpa PLW (organ) przestrzega z urzędu swojej właściwości rzeczowej i miejscowej. Właściwość rzeczową określają przepisy wymienione w Regulaminie Organizacyjnym Powiatowego Inspektoratu Weterynarii w Żarach z/s w Lubsku.
13. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą faksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu. Podanie winno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych. Wniesione pisemnie albo ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego zaś protokół przez pracownika, który go sporządził. Na żądanie wnoszącego podanie, PIW potwierdza otrzymanie tego dokumentu (art. 63 Kpa).
14. Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpatrzenia (art. 64 §1. Kpa).
15. Jeżeli podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w terminie 7 dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania.
16. Jeżeli PLW, do którego wniesiono podanie, nie jest właściwy w sprawie, niezwłocznie przekazuje je organowi właściwemu, zawiadamiając o tym wnoszącego podanie (art. 65 § 1 Kpa), natomiast jeżeli na podstawie podanych danych nie można ustalić organu właściwego zwraca je wnoszącemu (art. 66 § 3 Kpa). Zwrot podania następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.
17. Sprawa wniesiona do PIW, w zależności od jej charakteru (np.: podanie o wszczęcie postępowania administracyjnego, skarga, wniosek, żądanie informacji, podanie o wydanie zaświadczenia), załatwiana jest w trybie określonym przepisami Kpa i może sią zakończyć wydaniem decyzji administracyjnej, postanowienia, zaświadczenia; informacji ustnej lub pisemnej, bądź odpowiedzi na skargę lub wniosek.
18. Pod pojęciem „załatwienia sprawy” należy rozumieć tok czynności mających na celu rozpatrzenie i rozstrzygnięcie danej sprawy.
19. Sprawy powinny być załatwione bez zbędnej zwłoki, pod warunkiem przedstawienia przez zainteresowaną osobą (stroną) odpowiednich dokumentów, a także gdy urząd (Powiatowy Inspektorat Weterynarii) posiada wszelkie informacje potrzebne do jej załatwienia lub gdy nie wymaga to gromadzenia dowodów, informacji czy też wyjaśnień (art. 35 § 1 i 2 Kpa).
20. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania (art. 35 § 3 Kpa).
21. Jeżeli strona odwołuje się od decyzji lub postanowienia wydanego przez organ I instancji do organu II instancji (Lubuski Wojewódzki Lekarz Weterynarii jest organem II instancji w rozumieniu Kpa w stosunku do decyzji bądź postanowień wydanych przez Powiatowego Lekarza Weterynarii w Żarach z/s w Lubsku) sprawa powinna zostać rozstrzygnięta w ciągu jednego miesiąca (art. 35 §3 Kpa).
22. okresów doręczania z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej, o której mowa w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 285, 1860 i 2699), okresów zawieszenia postępowania, okresu trwania mediacji oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo przyczyn niezależnych od organu. (art. 35 § 5 Kpa).
23. O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w wyżej określonych terminach organ obowiązany jest zawiadomić stronę, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy (art. 36 Kpa).
24. Przedstawione dokumenty w sprawie muszą być autentyczne. Wykorzystywanie nieprawdziwych lub sfałszowanych dokumentów jest poważnym przestępstwem, zagrożonym surowymi karami (art. 270 - 273 oraz 275 i 276 Kodeksu karnego).
25. Odwołanie od decyzji organu I instancji wnosi się do organu II instancji w ciągu 14 dni, za pośrednictwem organu, który wydał decyzję (art. 129 Kpa).
26. Nad działalnością administracji publicznej kontrolę sprawują sądy administracyjne, które zgodnie z ustawą z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. 2024 poz. 935 z późn. zm.) orzekają między innymi w sprawach skarg (art. 3 ustawy) na:

• decyzje administracyjne
• postanowienia wydane w postępowaniu administracyjnym,
• oraz bezczynność organów.

Zagadnienia skarg, ich wnoszenia, osób uprawnionych do ich wniesienia, obowiązujące terminy na wniesienie skargi i inne, szczegółowo określa rozdział 2 wyżej wymienionej ustawy.
Skargę do sądu administracyjnego wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub
bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54. § 1.). Osoba uprawniona do wniesienia skargi (strona) ma trzydzieści dni (od dnia uzyskania wiadomości o decyzji) na jej złożenie (art. 53 § 1 i 2.).

• Skargi i wnioski można kierować do Powiatowego Lekarza Weterynarii:

• w poniedziałek w godzinach od 8:00-16:00,
• od wtorku do piątku w godzinach od 7:00 do 15:00,
• lub przesłać na adres: Powiatowy Inspektorat Weterynarii w Żarach z/s w Lubsku ul. Wrocławska 54 68-300 Lubsko,
• bądź przesyłać faksem na numer: (68) 372-04-46 l
• lub też pocztą elektroniczną na adres e-mail: piwzary@zgora.wiw.gov.pl 
• lub przez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą na platformie e PUAP:
•  

• Informację o stanie przyjmowanych spraw i kolejności ich załatwiania zainteresowani mogą uzyskać na drodze elektronicznej - poczta e-mail, lub pod numerami telefonicznymi. 
• Zgodnie z dyspozycją PLW pracownicy poszczególnych stanowisk pracy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności.
• Bezpośrednim odpowiedzialnym za załatwienie sprawy w ramach danego stanowiska jest pracownik, któremu sprawę przekazano do załatwienia, a za wszystkie sprawy załatwiane w zespole odpowiada Kierownik Zespołu.
• Powiatowy Lekarz Weterynarii w Żarach z/s w Lubsku przypomina jednocześnie, że na podstawie art. 6 ust.1 i 2  Ustawy o opłacie skarbowej tj. z dnia 16 maja 2019 r. (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2111) w momencie złożenia wniosku powstaje obowiązek wniesienia opłaty skarbowej ( informacje o opłacie skarbowej znajdują się w zakładce Opłata Skarbowa)